IPServ.inFirm 事務所營運管理系統

IPServ.inFirm 專利商標法律事務所管理系統

法律服務業是當今工商業發達的環境當中一個高度專業分工的行業,而所從事的專利、商標或是法律等服務,亦通常涉及企業客戶極大的利益,亟需透過標準化以及資訊化來提升服務的水準。但是由於法律服務業者多屬中小型規模,多半無法編制專屬的MIS人員協助進行資訊e化工作;而繁複的法律服務流程以及各種專業知識,也造成資訊e化委外的廠商的門檻,是造成法律服務業者系統委外專案失敗的主要原因。

為了幫助法律服務業者及專利商標代理機構、代理人及相關流程的人員,對其客戶、案件、程序、費用等進行全面的控管,新聚能科技乃依據過去服務企業導入ERP企業資源規劃的系統的經驗,分析國內外專利、商標及法律事務所/顧問公司的營運管理流程,開發出適合專利、商標暨法律服務業專用系統~IPServ inFirm,以便法律服務業者可提高工作效率、降低失誤的風險進而提升整體的服務品質。

 


主要功能模組:

CRM 客戶關係管理

Client Management 委任客戶管理
建立並維護委任客戶基本資料,以及聯絡人等資料,作為申請人/發明/創作人等資料。系統並會自動連結該客戶最早委按日期以及總委案數量,方便所內同仁進行客戶分級管理,並維繫客戶關係。

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Quotation & SalesOrder 報價與訂單管理

建立並維護公司標準服務報價,並可以依據個別客戶的交易條件,調整對個別客戶的報價單。若遇到政府規費或是服務費調整,也可批次進行更新,保持公司標準報價與客戶報價的穩定,避免後續請款程序失誤造成的不便。

專利案件管理

Patent Case 專利案件管理
以案件為中心,記錄專利的詳細資訊及申請歷程,並連結收發文件管理、程序期限管理以及相關專利家族案、引證案及IDS等資訊。

Annuity 專利年費管理
自動提醒即將到期的專利案件,可讓產出年費繳交確認表單給客戶確認,並依據客戶回覆之結果進行年費延展以及請款程序。

商標案件管理

TM Case 商標案件管理
以案件為中心,記錄商標案件的詳細資訊及申請歷程,並連結收發文件管理、程序期限管理等資訊。

TM Extention 商標延展管理
自動提醒商標權或使用證明期限即將到期的商標案件進行延展評估,並可批次進行延展後資訊更新

共用模組

File Wrapper Management 收發文件管理
完整記錄與客戶、專利局以及代理人來往的書函與文件,方便建立內部的File Histroy。

ToDos Alert 期限管理
控管重要案件程序及收發文的法定期限,可先交辦給部門主管再指派工程師,並可自定客戶期限以及內部期限進行管制,並可由系統發出機催通知

Document Generator 函文範本套印
自定所內常用書函及文件範本,並可指定於專利、商標、法律案件或收發文、請款程序中執行套印成WORD/PDF文件。

Analysis Chart 統計分析圖表管理

Flexible Data Export 彈性調整資料輸出
可依據客戶、或所內其他單位需求,彈性搜尋所需之資料範圍以及欄位,並匯出成Excel檔案

 

加值模組

Email Generator Email範本套印
自定所內eMail範本,並可將專利、商標、法律案件或收發文、請款等基本資料匯入,執行郵件發送

Legal Case 法務案件管理

以案件為中心,記錄法務案件的詳細資訊及申請歷程,並連結收發文件管理、程序期限管理等資訊。

TimeSheet 工時記錄管理

可以記錄員工投入在特定案件的服務工時,作為成本的計算或是請款的依據

SOP 標準作業流程管理

可以依據各國法律規定或是內部稽核規則,設定”作業程序”以及對應之”標準工作項目”,在項目當中並可彈性規劃該事件之期限與收費規則。

Accounting 帳務管理

Invoice Management 請款單

可以事務所或公司進行請款,區分執行業務所得或是加值營業稅,並可套印符合貴所之格式請款單。

Account Receivables 收款管理

可記錄客戶支付的現金、匯款或是期票,區分收款日與實際入帳日,並可連結客戶未結案之請款單進行沖銷。

Bill Management 付款單

可以記錄對專利局、國外代理人或是供應商的(待)付款(支援多幣別),並可連結該案相關之請款資訊確認收款狀況。

Account Payable 付款管理

 

 

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