最近法律媒體law.com統計，截至3月20日，美國約有64家律所要求員工遠程工作，且該名單還在增長中。還有些律所則選擇office-home的輪換模式，部分人在家工作，另一部分人在律所工作，以避免辦公場所聚集感染。而台灣目前為止雖然還沒有爆發大規模群聚感染的狀況，但隨著確診人數的逐漸增加，法律及專利商標服務業者可能也要評估遠端辦公的機制，以免屆時措手不及。新聚能也幫大家整理一些遠端辦公的工具，希望有助於法律及專利業者進行超前佈署。
即時通溝通工具
不在辦公室， 就不方便隨時跟同事當面討論一些小問題，或是閒聊，雖然微信或是Line很方便，但是將一些可能涉及客戶機密資料的內容透過個人的短訊工具傳輸，確實會有損害公司專業形象之嫌。所以建議當討論的內容涉及客戶案件或是公司機密時，還是使用由公司/事務所(以下簡稱公司) 統一註冊佈署的即時通訊軟體或是線上會議軟體(如企業微信、Webex或是微軟的Teams)。
遠端桌面
離開辦公室後，還要能夠像是在公司/事務所(以下簡稱公司)內一樣的工作，讀取到公司電腦裡的檔案，最直覺的方式就是利用「遠端桌面」的軟體，透過TeamViewer或是Anydesk之類的軟體，從家裡面的筆電、手機，連到公司辦公桌上的電腦，直接操作公司電腦中的軟體或系統。
使用遠端桌面軟體，其實是將公司電腦操作的畫面傳到家中的電腦呈現，所以速度、效率上一定會慢半拍。
案件管理系統
案件管理系統是將法律或專利商標事務所運營所需的客戶、案件、程序、費用等重要訊息數位化的管理機制，透過權限的劃分，可以讓不同部門甚至是不同辦公室的同仁跨境偕同辦公。以新聚能所開發的IPServ inFirm系統為例，過去主要是安裝在事務所的內部運作，但可以透過VPN的設定，讓授權在家辦公的同仁在網路通道加密的狀況下，以自己的帳號密碼登入操作，使用情境跟在辦公室一樣，會比遠端桌面連線的方式更順暢。
結論
法律或專利商標事務所通常是數位化程度較為落後的族群，過去可能因為各種因素而未將各項卷宗檔案數位化，而影響工作效率。但在本次新冠肺炎疫情肆虐之際，如何避免因居家隔離而造成業務或服務的停擺，以及可以因應遠程辦公或是更彈性的異地辦公規劃，導入一套設計完善的資訊系統架構，應該可以成為疫情過後，各事務所規劃永續經營的優先要務之一。
如果貴所需要評估協助或安排試用IPServ inFirm事務所管理系統，歡迎與新聚能科技聯繫。