智慧財產權管理TIPS~如何控管營業秘密

最近協助幾家客戶取得資策會TIPS的補助，準備著手進行導入以及診斷的服務，由於這段準備提案的期間，也分別被不同產業的客戶詢問到一些的問題，我想也利用這個機會跟各位分享我們的看法。由於並非所有公司都有申請專利，或是有專責單位從事研發(服務業、流通業通常沒有)，所以我們就舉營業秘密作為的範例，說明TIPS到底在說什麼？而TIPS的顧問服務又是在做什麼？

什麼是營業秘密呢？按照營業秘密法的定義，係指「方法、技術、製程、配方、程式、設計或其他可用於生產、銷售或經營之資訊，並且

1. 非一般涉及該類資訊之人所知。
2. 因其秘密性而具有實際或潛在之經濟價值者。
3. 所有人已採取合理之保密措施。」。

但是當企業發生營業秘密被盜用，想要透過訴訟的方式維護自已應有的權利時，卻不太容易主張成功，其原因多半是因為在管理面沒有做好，造成企業自己認定的機密無法成為法律所保障的「營業秘密」。

為了避免這種狀況持續發生，TIPS規範當中就設計了以下條文：「組織應建立並適當維持管制程序，以確保智慧財產權之機密性、完整性與可用性。其措施應包括：a.人員管制… b設備管制… c.機密文件管制…  d.環境設施管制…」，透過這樣的設計，企業也有更明確的內部管理機制改善參考依據。

在營業秘密取得方面，我們發現，許多公司的採購多半是透過訂單或是報價單回簽方式進行，不一定會與供應商另外簽訂合約，此時，如果沒有採購文件當中界定清楚權利歸屬，就有可能發生企業只有使用權而非所有權的狀況（營業秘密法第四條：「出資聘請他人從事研究或開發之營業秘密，其營業秘密之歸屬依契約之約定；契約未約定者，歸受聘人所有。」）。而這也是進行TIPS服務的時候我們會去協助挖掘的潛在風險。

由於企業的員工是會流動的，為了確保機密資訊不致因為人員流動而喪失保密性，現在有越來越多檔案加密或是資料庫加密的工具可以幫助防範資訊被不當外流，但是這些控管機制是不可能抹除研發人員的經驗或是記憶，所以當這些曾經對公司研發有貢獻的員工即將有異動，最好要將他過去參與過的專案、所產生的Know How或是創意以及申請中的專利一一清查，作為離職懇談的保密範圍，同時也進行營業秘密相關的宣導，甚至還要定期追蹤該員工所赴任之公司所生產的產品或是提出的專利是否與此範圍有關。

由於要把上述管理機制做到並不容易，所以新聚能也在企業的知識產權管理系統當中將這些管理的理念設計進去，讓管理機制的運作能夠符合法律規範的要求，並透過資訊系統的運作，讓管理的效率提高、成本降低，讓營業秘密不再是虛無飄渺而無法管理的無形資產。