進入 AI 時代，許多企業都已經開始規劃數位轉型的行動方案，希望透過數位化、AI化來優化各個部門的品質與效率，進而提升企業整體競爭力。有些企業的法務智財部門好不容易爭取到預算，搭上這班數位轉型的列車，希望導入專利資訊管理系統取代現有Excel的作業，期望即將擁有一目了然的案件儀表板、以及精準的年費預警。但現實往往是，系統上線後，專利工程師與法務助理的工作量並沒有真正降低，甚至增加更多資料輸入的工作，問題到底出在哪呢？
導入系統後，為何專利團隊依然在加班？
答案就在您每天都會收到的數十或數百封電子郵件中。
因為即使企業內部的流程數位化了，但是專利案件的進度更新、官方來文通知、期限提醒，仍然是透過外部事務所以 Email 發送通知。這意味著您寶貴的專業團隊，每天仍需花費大量時間，扮演「人工處理器」的角色：閱讀郵件、判斷案件、複製關鍵資訊、登入系統、找到對應欄位、貼上、存檔……日復一日。專利管理系統因此變成了一個需要不斷人工餵養的「資訊孤島」，非但沒有簡化工作，反而增加了一項新的、永無止境的資料登打任務，將高價值的專業人才，困在了低效率的行政黑洞之中。
尋求自動化的兩難：一步到位的理想，與資安成本的現實
為了解決這個困境，許多企業踏上了尋找「自動化」的旅程，卻往往陷入了兩種兩難的抉擇。第一種方案，是寄望於專利局提供的 API 來自動同步資料。這看似是一個標準答案，但實務上卻是「遠水救不了近火」。API 能夠同步的，多半是專利「公開」後的書目資料與程序狀態。然而，案件溝通最頻繁、進度更新最密集的階段，恰恰發生在申請到公開前的漫長過程中。這使得 API 功能僅能作為事後核對，無法解決當下最迫切的人力消耗。
於是，第二種方案浮上檯面：建置一個「事務所專用入口」，直接把煩人的登打工作轉嫁給事務所。這個想法非常誘人，但在您向 IT 部門提出需求後，往往會看到他們亮起的紅燈。對外開放系統存取權限，意味著潛在的資安漏洞；如何管理事務所人員的帳號？如何追蹤其人員異動？如何確保密碼不被濫用？為了堵上這些漏洞，企業必須投入高昂的資訊建置成本，導入雙因素認證(2FA)、建立嚴格的稽核機制，這筆額外的投資與後續的管理成本，常常讓人望而卻步。
IPServ 的第三條路：安全、高效，專為智慧財產管理而生
現在，您不必再為效率與安全而妥協。新聚能科技的 IPServ 方案，深刻理解您的痛點，提供了第三條路——一條兼具安全、效率與成本效益的智慧化捷徑。IPServ 獨家的「RPA 郵件自動接收管理功能」，完美地解決了上述所有難題。
這套機制無需對外開放任何系統權限，確保了最高的資訊安全。運作上，您只需與長期合作的事務所稍作配合，例如使用約定好的郵件標題或簡易內容範本，IPServ 的 RPA 機器人就能在您的企業內部，自動讀取、解析這些郵件。從收到 Email、辨識案號、擷取關鍵資訊（如發文日、官方期限）、更新系統欄位，到將郵件與附件自動歸檔至對應案件，所有流程都能一氣呵成，全自動完成。
更強大的是，IPServ 能將自動化流程無縫串接到您內部的WF工作流程簽核機制。當系統自動更新一筆需要發明人確認的核駁理由時，不再需要承辦人手動轉發 Email。系統會直接觸發簽核流程，將通知與待辦事項發送給指定的發明人或主管。所有的評估意見、決策過程將完整記錄在系統中，讓專利評估過程全部集中管理，告別混亂的郵件溝通，建立起清晰、可追溯的智慧財產管理新標準。
選擇 IPServ，就是選擇讓您的團隊專注於真正重要的事。
圖片來源 :
以 ChatGPT生成