IP程序管理（IP Docketing）是指管理智財申請程序的一套方法或系統，這是專利商標律師事務所以及企業的智財權部門處理專利、商標和其他智財申請案件很重要的工具，如果沒有一套程序管理軟體或程序自動追蹤必須提交的文件或必須遵守的期限，那麼掌握海量智財管理工作根本難如登天。
對於管理智財的大多數組織而言，IP程序管理軟體聽起來好像是很貴的產品，Excel功能雖然沒有這麼強大，但應付日常工作似乎就堪用了，為什麼還需要一套專門軟體呢？
最大的原因在於許多國家的專利商標局都有非常嚴格的專利和商標申請程序，申請人必須遵守規定的期限，沒有任何錯誤的餘地，萬一不幸錯過一個截止日期，可能會給組織帶來巨大的損失。但由於Excel只有紀錄的功能，相關的程序提醒作業仍是需要透過管理人員自行啟動，所以錯誤也很常發生，根據美國律師協會（America’s Bar Association）的資料，近25%的瀆職案件是由於未能提交文件或錯過最後期限所造成。智財局2006年也曾發布申請專利常見的錯誤分析，年費重複繳納或短繳就佔專利權管理錯誤項目的65%。若沒有妥善管理IP程序，對於律師和IP經理的工作和公司營運都構成潛在風險。
IP程序管理工具的優點
絕大多數的智財事務所都有專門的程序管理人員，他們兼具專業知識與技術，可為客戶監督整個智財申請過程，也能在一段給定時間內處理大量的專利申請案件。但只要是人就難免發生失誤，所以許多科技企業才會導入資訊系統來降低失誤率，而這也是智財程序管理專業人士需要專業軟體的幫忙理由。一套根據企業需求量身打造的專業IP程序管理軟體具有眾多好處，包括：
- 改變程序管理仰賴人工進行的模式，提供保險與支援；
- 軟體自動產生申請程序的最後期限通知與提醒；
- 扮演值得信賴的虛擬助理，確保IP經理和律師在處理多國不同IP申請案件時，不會忽略重要的期限；申請程序需要提交的文件愈複雜，錯過法律規定最後期限的可能性愈越大。
管理電子化，查閱存取更方便
使用IP程序管理軟體能將建檔與文件管理電子化，如此一來，IP程序管理人員就能在單一系統上統一處理他們的工作，並且跟整個組織偕同運作。
IP程序管理軟體可以充分驗證文件，確保客戶提供的每一份文件都有正確標示與建檔，並且放在正確的資料夾或是正確的數位商標或專利檔案中，法律顧問需要時（例如智財律師想知道最近是否有即將到期的文件必須繳交給專利商標局），可以很容易在公司的資料庫中找到資料。而且軟體還有提醒功能，能在特定文件或任何最後期限到期前發出通知。
例如IPServ管理系統，就提供了收發文記錄的功能，將檔案附件上傳至系統即可永久保存，同時提供查找文件的便利性。並可將所有需控管的資訊記錄於期限管制功能，系統就會依照指定的到期日來發送提醒信件，同時在使用者登入系統時，將需提醒的期控以列表呈現。
IP程序管理軟體的重要性
程序管理軟體對於IP管理或申請而言非常重要，因為所有智慧財產權的註冊申請都有大量的截止日期需要遵守，有些期限一旦錯過，整個程序就要重頭來過，浪費大量時間、人力和金錢。
像是IPServ管理系統，在使用者登入系統時，即會在首頁顯示出待辦事項清單，以確保各事件的期控被有效執行。
IP申請量少的律師事務所尚可倚賴試算表和人工輸入資料，但是業務快速成長的律師事務所可就沒辦法如此了。一般來說，智財事務所沒有那麼多預算可以聘請程序管理專才，此時，IP程序管理軟體就是他們從手工邁向電子化的唯一方法。人工記錄資料存在風險，有害智財管理系統的效率與效能，不只如此，也會影響整體IP組合的審查與提升。為了有效管理智財，IP程序管理軟體是智慧財產權律師工作中不可或缺的利器。
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