許多企業主投入大量時間和精力想要確定他們的智慧財產（Intellectual Property, IP）究竟價值多少，他們遇到最大的障礙之一就是IP的無體性（intangibility），但這其實也是IP的最大優勢之一。電影《真善美》有句歌詞形容得好：「你如何抓住一朵雲，要它哪兒也不去？」（How do you catch a cloud and pin it down?）事實上，企業智慧財產管理需要高階主管做的就是：捕捉有如思想那樣虛無縹緲的東西，將其應用於具體、增添價值的商業活動。
IP可以保護你所開發的產品或服務，其真正的價值取決於它可以如何利用，以使你的公司在業界維持競爭優勢。然而，利用IP的能力端視IP管理做得如何。如果企業想要有效運用這些無形資產，以下7個秘訣可以幫你建立健全的IP管理系統：
- 定期進行IP稽核
IP泛指各種可以透過專利、商標等等手段保護的無形資產。剛開始追蹤自家IP的公司，應該從徹底調查他們目前到底擁有多少可以保護的無形資產開始，而過去已經收集過這些資料的公司，則應定期稽核公司的IP及用以管理這些IP的流程。像是利用IPServ專利管理系統中的專利、商標案件搜尋功能，就能快速列出所有案件訊息，這麼做可以突顯IP所有權人的工作重點，幫助他們淘汰無用的資產和流程，集中精力提升關鍵資產和流程的效率。
- 團隊教育
員工教育非常重要，這可確保公司IP資產不受損害。確認是否所有員工都知道如何保護IP組合，包括避免在無意中，將可申請商標或專利的IP外洩給第三方知道。有些廠商提供完整的全球IP管理服務，可派顧問定期為你的員工上課，提供更多IP資訊，幫助公司每一份子妥善處理IP。或是利用IPServ系統中的公告資訊功能，將最即時的資訊上傳至系統，使用者登入後就可看到最新的IP訊息。
- 法規遵循
智慧財產權的申請十分繁瑣，需要遵守的法規十分複雜，例如IDS的管理；不只如此，政府機關經常變更規定，給申請人帶來許多無法預見的影響；像是USPTO美國專利商標局最近就有新規定，要求外國商標申請人必須聘請持有美國執照的律師代為申請美國商標。隨時掌握特定專利局的規定是件沒完沒了的苦差事，而且工作負擔還會隨著企業在多個國家開展業務而倍增。所幸，市面上有不少頂尖IP管理軟體解決方案，可以幫你遵守世界各地司法管轄區的所有法律要求。例如 IPServ專利管理系統 提供了期限管制的設定介面，以確保流程中的時間管理，並維持案件的有效性。
- 詳細記錄
維持準確的IP記錄也可幫你證明所有權。有份可以說明發明過程的記錄，是專利申請過程不可或缺的一環。例如在美國申請商標，必須提交一份使用證據（Specimen of use），描述你的商標在商業上如何展示。即使是電子郵件通信，如果涉及到許可討論或發明披露，也可能是重要的記錄。
可靠的軟體解決方案能為高階主管提供企業級工具，記錄IP相關資料，並使相關人員能夠取得這些資料。使用者可以直接將文件拖放至介面，集中存放相關記錄。搭配IPServ系統中的收發文管理功能，將所有相關資料上傳至系統，未來可更有效率的調閱相關資訊及避免檔案遺失。
- 資訊井然有序
一個完善的IP管理系統需要關注IP相關資訊如何整理，這不僅只是意味著確保正確的資料、日期和文件儲存在正確的資料夾。你的企業可能有不只一件產品，每件產品都有一系列專利和商標保護；你也可能擁有涵蓋不只一件產品的專利；你還得留意許多日期，以便準時支付領證費用，年費和其他費用。IP管理得當與資訊索引做得好有很大關係，如此才能在需要時可以快速找到所需資訊。利用 IPServ專利管理系統 的案件管理，在一筆案件的畫面就可看到所有相關資料，除了該筆專利、商標對應的產品資訊，也包含上傳至系統的所有檔案、期控、帳單訊息，讓使用者快速查找閱讀所有資料。
- 資料視覺化
即便是很小的IP組合，資料量也是多到讓人眼花撩亂。一套可靠的IP管理軟體解決方案，會有各種資料視覺化工具，幫你將資訊清楚明瞭地顯示出來。例如，有的軟體會用世界地圖顯示特定IP涵蓋的國家。像是 IPServ專利管理系統 的世界地圖功能，就可以針對指定IP來了解全球的佈局狀況。
- 經驗
就IP管理而言，只能透過經驗累積的知識是無可取代的。眾所周知，專利或商標申請過程充滿各種截止日期和複雜的申請流程。IP資產管理的專業必須靠時間累積，但它卻可提供寶貴見解，讓我們知道要將時間和精力集中在何處。
如果你還在與申請流程辛苦奮戰，找個經驗豐富的合作夥伴，是幫助企業朝向正確方向前進的好方法，新聚能科技的智財團隊精通全球智慧財產管理，歡迎隨時洽詢。